日頃人前に立って会議を進める機会があまりないのもんだから、いざそんな役目を振られる焦ってしまう。
発表も、講演も、会議の進行役も、みんな経験が物をいうのだろうと思う。
だからまずはいろいろやってみるのが大事でしょうね。ちなみに今心がけようとしているのは以下の通り
——–joeyの会議術（目標）——–
0.会議を招集する
無理のない時間帯で、あまり多すぎない人数へ声をかける。
事前に資料があるなら、事前配布する。
事前に出せる情報が多ければ多いほど良いが、多すぎる資料を押し付けて予習させる
事は効果的でない事が多いので、要旨をまとめて開催通知に添える程度がいいかも
しれない。
あと、議事録が必要な会議なら、事前に誰かにネゴする。（これはよく忘れる）
1.目的を明確にする
この会議（発表）で何を伝えたい・調整したいのかを明確にする。
ピンポイントで拾いだせないなら、今困っている事やなぜ会議を開催しようと
思ったのかを説明する事でもいいと思う。
この会議で期待するアウトプットがあるならそれも明確にする。例えば議事録を
残す必要があるなら事前にそれを周知しておく。
2.配布資料の概要説明をする
配布した物について、さくっと説明する。中身はまだ触れない。
「〜が一部で、な〜が一部..」といった感じ。
このとき、資料が他所からの資料なら「どこどこがなんとかの為に提出した資料」
という風に出典を説明しておくのもいい。
ちなみに資料は大きく分けて「手元用」「掲示用」「補足用」があるとおもう。
今時全部PowerPointで作ってしまうのでそれがごちゃごちゃになる傾向があるが、
資料の詳細度は 補足＞手元＞掲示 で、会議で説明するのは手元か掲示の資料のみ
補足は持ち帰ってもらうか黙読程度でいいと考えている。
ちなみに、掲示用はなるべく簡潔であることが望ましいと言われるけど、
高橋メソッドまでいくと行き過ぎのような気がする。
（これはこれで個性的で印象に残りやすいと思うけど）:-D
配布資料が無い場合、間に合わない場合は要点や項目を白板や紙に書き出して
見せる事も考えるべきだとおもう。だって、口でずらずら項目を言っても誰も
覚えてくれはしないのだから。白板の活用は後述。
3.進行の方法について確認する
「〜について〜点確認したい。まずはこの資料について説明させてほしいがよいか」
といった具合で進め方を確認する。
気の短い相手だと大抵途中で物言いが入るので、先手を打つという意味もある。
（でも結局中断されるというオチがおおいけどT_T）
4.発声は大きく、明確に
選手宣誓じゃないが、自分が思っているよりも少しオーバーな声量でしゃべる。
聞き取りにくいと、聞き手は議論の中身について考える以前に疲れる。
あと、みなさんの眠気覚ましも兼ねて。
5.ホワイトボードを活用する
複数の意見が出たり、話題が前後したり、意思の疎通が通っているように見えて
実は通っていないということは多々有る。
字や図に書き出すことで全員が確認できるし、自分自身の頭の中身も整理できる。
ボードがないなら、裏紙に書く。
6.会議の終わりに復習する
会議が長引くと忘れてしまう内容も発生する。
終わりに宿題や課題を確認することも大事。このとき、複数の人間が各々のパートを
しゃべるよりも、進行役が纏めて読み上げたほうが効果的だとおもう。
7.議事録／メモを配布する
議事録に押印が必要な重要な会議なら、フォームやメンバーにも気を使う。
これぐらいできれば、とりあえず0.7人前ぐらいにはなると思う。今日この頃。
ちなみに、ちゃんと見てないけど、All About Japanは参考になるかもしれない。
会議を効率的・効果的に運営する
意思決定・問題解決の質・量を向上させる
営業マンのプレゼンテーション